JEX est un progiciel extranet responsive et  évolutif de gestion administrative numérique et écologique pour les associations culturelles, artistiques ou sportives.

Ceci étant dit, précisons quelques termes de cette définition dans le contexte de JEX :

• progiciel : logiciel dédié à la gestion d’activités professionnelles.
• extranet : site web à accès privé et sécurisé, réservé aux membres d’une même organisation (intranet sur le web).
• responsive : qui fonctionne de la même manière sur ordinateur et sur téléphone.
• évolutif : qui évolue régulièrement, selon les besoins et les demandes des utilisateurs. Voici les toutes dernières nouveautés.
• gestion administrative numérique : principe de gestion administrative qui vise à automatiser toutes les tâches qui peuvent l’être afin d’améliorer l’efficacité des utilisateurs. Principes supports : accès unique et universel au système d’information, assistance à la recherche et à la saisie d’information, suppression des saisies multiples, génération automatique des documents d’activité, notifications pour les actions en attente, assistance intelligente pour les processus de vérification, etc.
• gestion administrative écologique : principe qui vise à réduire l’empreinte écologique de gestion administrative.  Principes supports : objectif zéro papier, suppression du réseau informatique local, utilisation du cloud, réduction du temps d’utilisation de l’outil informatique, optimisation des ressources consommées par l’outil informatique, etc.
• associations : associations sans but lucratif basés en France ou en Belgique (ASBL), gérées par des administrateurs salariés et/ou bénévoles.

• Gestion des adhérents, de leurs profils et de leurs compétences
• Gestion des cotisations annuelles des adhérents
• Consultation du trombinoscope
• Demandes d’adhésion
• Gestion des statuts des membres et des pouvoirs délégués
• Statistiques
• Accès membre : consultation des adhérents et trombinoscope

Ce module offre les fonctionnalités suivantes :

• Gestion des cours, stages, workshops et toute forme de projet à inscription individuelle
• Gestion des professeurs/animateurs et de leur profil public
• Gestion des élèves et parents d’élèves
• Gestion des inscriptions avec envoi d’emails automatisé (confirmation et facturation), avec 2 systèmes de réduction paramétrables et complémentaires.
• Pour les données ci-dessus, gestion unitaire ou par lot (action groupées) pour gérer des dizaines de données en 1 clic.
• Présentation des cours et de leurs remplissage en accès public sur JEX et sur votre site web avec intégration automatisée.
• Demande d’inscriptions en accès public pour permettre l’inscription en ligne
• Liaison avec le module Facture pour la facturation simple ou groupée d’inscriptions
• Gestion des avoirs et des notes de crédits pour les remboursements
• Création des listes de présence aux cours
• Duplication des cours et de ses inscriptions
• Liaison avec le Module Contact pour l’envoi aux élèves et parents d’un ou plusieurs cours
• Nouveauté 2024 : Espace participant en ligne pour les inscrits :
  • Accès dédié aux élèves et aux parents.
  • Gestion détaillée des profils élève, enfants et parent.
  • Consultations des inscriptions et des factures.
  • Génération d’attestations PDF à base de modèles (participation, mutuelle, fiscale).
  • Réinscription avec gestion de priorité d’inscription entre les cours.

Ce module offre les fonctionnalités suivantes :

• Gestion et suivi par état des interventions artistiques (spectacles) et pédagogiques (ateliers)
• Vue en calendrier de toutes les interventions
• Agenda public des interventions publiques, intégrable dans votre site web.
• Gestion des spectacles (issus du module Artistique) associés à vos interventions.
• Gestion des intervenants et de leurs fonctions, manuelle ou automatisable à partir des équipes des spectacles renseignées dans le module Artistique.
• Répartition des crédits d’une intervention sur les comptes des intervenants
• Création, envoi et suivi (avec alertes paramétrables) des devis et contrats (avec signature numérique en image)
• Liaison avec le module Facture pour la facturation des interventions
• Demande de devis et de contrat (accès public pour les clients)
• Confirmation de devis et saisie des informations pour le contrat par accès propre à chaque client
• Statistiques
• Accès artiste ou animateur, responsable d’intervention ou intervenant
• Gestion des documents liés à un intervenant (contrat de travail ou de bénévolat, note de frais, déclaration RPI)
• Gestion des modèles de devis et contrats des interventions et documents intervenants pour s’adapter à vos clauses habituelles
• Commentaires automatiques pour les changements d’état des interventions pour garder un historique du suivi de chaque intervention.
• Nouveauté 2024 : gestion des souhaits de déclaration de salaire par les intervenants, suivi mensuel des déclarations de salaires

Tous les tutoriels pour ce module seront disponibles courant avril 2025

Ce module offre les fonctionnalités suivantes :

• La gestion des fiches publiques Artiste, Spectacle et Compagnie, avec textes spécifiques, photos, vidéos, documents associés (dossier de présentation, fiche technique, etc…), informations commerciales, déclaration SACEM, etc.
• Liens entres les fiches : spectacles d’un artiste, compagnies d’un artiste, artistes d’un spectacle, compagnie d’un spectacle, artistes et membres d’une compagnie, spectacles d’une compagnie.
• Création d’un catalogue artistique en ligne avec consultation des fiches mis en ligne et demande de devis intégrée vers le module Interventions
• Intégration des fiches ou du catalogue directement dans votre site web.
• Accès artiste pour la gestion de ses données.
• Gestion des numéros d’objet France Travail pour les spectacles.

Ce module offre les fonctionnalités suivantes :

• Gestion des factures : autonomes, d’interventions, d’inscriptions ou directement destinée à un client ou à un utilisateur.
• Création de facture selon un modèle prédéfini
• Envoi de facture
• Suivi du paiement de la facture avec délai avant envoi de rappel
• Enregistrement comptable du paiement, ou état impayé.
• Gestion des notes de crédits (factures négatives)
• Suivi automatisé du paiement des factures depuis le module Comptes (basé sur la référence facture indiquée dans les virements)
• Nouveauté 2024 : possibilité de paiement en ligne des factures par un lien vers un service tiers (HelloAsso, Paypal, etc.).
• Nouveauté 2024 : gestion des informations de facturation requises pour le dépôt de facture sur Chorus Pro.

Les tutoriels pour ce module seront disponibles courant avril 2025

Ce module offre les fonctionnalités suivantes :

• Gestion des clients et liens vers leurs interventions
• Gestion de la prospection et de la relation client : suivi commenté des contacts, prospects, acheteurs.
• Importation en masse de fichiers clients depuis Excel ou format CSV.
• Gestion des étiquettes clients : permet la création de sous-groupes multiples et croisés de clients, afin de faciliter la prospection et le suivi.
• Liaison avec le Module Contact pour l’envoi à une sélection restreinte de clients
• Export en masse des emails d’une large sélection de clients pour utilisation avec service d’emailing/newsletter.

Les tutoriels pour ce module seront disponibles courant mai 2025

Ce module offre les fonctionnalités suivantes :

• Gestion des documents avec titre, description, diffuseur et niveau d’accès dans l’association
• Aperçu direct du document ou téléchargement
• Organisation par catégories
• Partage de documents en interne
• Publication de document en ligne avec URL publique

Les tutoriels pour ce module seront disponibles courant avril 2025

Ce module offre les fonctionnalités suivantes :

• Gestion et inventaires des matériels avec titre, description, et utilisateur actuel
• Aperçu par photo
• Organisation par secteur d’activité et catégories
• Localisation du stockage

Les tutoriels pour ce module seront disponibles courant avril 2025

Quelques précisions sur les termes employés dans JEX :

• Consultation :  accès aux données en lecture, avec assistants de consultation (moteur de recherche, filtres, groupes, vues spécifiques). Selon le statut, l’accès est autorisé à toutes les données ou seulement aux données concernant l’utilisateur. Toutes les données consultables sont exportables au format CSV pour Excel (ou autre logiciel compatible).
• Gestion : consultation et accès en écriture : ajout, validation, modification, suppression des données
• Création de document : génération automatisée de fichiers PDF, à partir de modèles prédéfinis et/ou personnalisables.
• Envoi et Notification : envoi automatisé par email. Les emails sont personnalisables.
• Alerte : envoi d’email pour inviter l’utilisateur à effectuer une action (lien fourni dans l’email)
• Demande : action de saisir des données, effectuée par un utilisateur de statut faible (par exemple Visiteur Client, Parent ou Artiste), afin que ces données soit validées par un utilisateur de statut plus fort pour être enregistrées dans le système. Toute Demande provoque une Alerte pour l’utilisateur de statut plus fort, et la validation implique généralement une Notification auprès de l’utilisateur qui a initié la Demande.
• Statistiques : vue récapitulative des données pour en extraire des statistiques pertinentes (principalement totaux et pourcentages). Ces statistiques sont personnalisables à la demande et exportables comme les données consultables.
• Public : qualifie une donnée qui peut être consultée hors de JEX, sur le site web public de l’association typiquement, ou sur les sites des utilisateurs. L’accès à cette donnée se fait en utilisant les formats standards du web (XML, JSON, RSS, iCal)
• Accès : propre à un statut de membre dand l'association (président, secretaire, etc.), offre des fontionnalités spécifique au membre possédant ce statut ou le pouvoir délégué correspondant.